Polityka Prywatności Energia Słońca i Wiatru

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Słońca i Wiatru (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi regulacjami prawa polskiego i unijnego.

1.3. Celem Polityki jest wyjaśnienie, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy, komu możemy je udostępniać oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Energia Słońca i Wiatru z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2.2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych na naszych oficjalnych kanałach komunikacji (np. stronie internetowej, materiałach informacyjnych lub umowach).

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. W zależności od rodzaju relacji z nami (klient, kontrahent, przedstawiciel kontrahenta, osoba kontaktowa, osoba odwiedzająca naszą stronę internetową, kandydat do pracy, uczestnik wydarzeń i szkoleń), możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko, firma, stanowisko;
• dane kontaktowe, np. adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu;
• dane związane z zawieranymi umowami i realizacją usług energetycznych, w tym dane niezbędne do rozliczeń i fakturowania;
• dane dotyczące korzystania z naszych usług i infrastruktury energetycznej, w tym dane związane z pomiarem zużycia energii, jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy;
• dane związane z obsługą zapytań, reklamacji, wniosków i korespondencji kierowanej do Spółki;
• dane dotyczące uczestnictwa w rekrutacjach, w tym informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym i innych dokumentach rekrutacyjnych;
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszych systemów informatycznych i usług elektronicznych (np. adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o logowaniu, pliki cookies – w zakresie opisanym w odrębnej polityce cookies, jeżeli jest stosowana).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów. Głównymi celami przetwarzania są:

(a) zawarcie i wykonywanie umów

• zawieranie, realizacja i rozliczanie umów w sektorze energetycznym (np. sprzedaż energii, świadczenie usług związanych z energią odnawialną, budowa, utrzymanie lub serwis instalacji energetycznych);
• obsługa płatności, rozliczeń i procedur windykacyjnych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).

(b) wypełnianie obowiązków prawnych

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego oraz innych ustaw regulujących sektor energetyki w Polsce;
• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej;
• realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec uprawnionych organów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

(c) obsługa zapytań, skarg i reklamacji

• udzielanie odpowiedzi na pytania kierowane do Spółki;
• rozpatrywanie skarg, reklamacji oraz wniosków. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli dotyczy umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu należytej obsługi).

(d) marketing i komunikacja biznesowa

• przekazywanie informacji o naszych usługach, rozwiązaniach energetycznych, projektach oraz wydarzeniach branżowych;
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego, w tym wysyłka newsletterów i ofert handlowych (w zakresie, w jakim jest to dopuszczalne prawem i za zgodą, jeśli jest wymagana);
• organizacja i obsługa wydarzeń, konferencji, webinarów, prezentacji oraz innych inicjatyw w sektorze energetycznym. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Spółki w promowaniu jej usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – jeśli jest wymagana, np. na komunikację elektroniczną).

(e) rekrutacja i zatrudnienie

• prowadzenie procesów rekrutacyjnych;
• ocena kwalifikacji kandydatów i weryfikacja danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych;
• przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych dla potrzeb przyszłych rekrutacji – wyłącznie na podstawie zgody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – jeśli dotyczy przyszłych rekrutacji lub danych wykraczających poza wymagane przepisami).

(f) zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona interesów Spółki

• zapewnianie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych;
• ochrona infrastruktury energetycznej i majątku Spółki;
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ochronie praw Spółki).

5. Odbiorcy danych

5.1. W uzasadnionych przypadkach możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z nami przy realizacji usług energetycznych, w tym instalatorom, serwisantom, projektantom, doradcom technicznym i biznesowym;
• dostawcom usług IT, hostingu, chmury obliczeniowej, systemów bilingowych i narzędzi do komunikacji elektronicznej, działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
• podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, audytorskie, podatkowe oraz księgowe;
• operatorom i innym podmiotom funkcjonującym w sektorze energetycznym, jeśli wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do realizacji umowy;
• bankom, operatorom płatności oraz innym instytucjom finansowym – w związku z realizacją płatności;
• organom administracji publicznej, organom regulacyjnym i nadzorczym oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

5.2. Odbiorcy danych przetwarzają je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań i zobowiązani są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli zaistnieje potrzeba przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), nastąpi to wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez prawo oraz przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w danym kraju;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
• inne odpowiednie instrumenty prawne przewidziane przez RODO.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a po jego upływie – przez czas wymagany lub dopuszczony przepisami prawa lub niezbędny dla ochrony naszych roszczeń.

7.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przechowywane są przez czas obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających oraz czas wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania;
• dane rekrutacyjne – co do zasady przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w razie wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez czas wskazany w treści zgody lub do jej odwołania;
• dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych – przez okres wymagany przepisami prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane osobowe przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem, np. gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub gdy cofnięto zgodę, na podstawie której przetwarzanie było oparte;
• prawo ograniczenia przetwarzania – gdy dane są kwestionowane, przetwarzane niezgodnie z prawem lub zgłoszono sprzeciw wobec ich przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przetwarzania danych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania dla celów marketingu bezpośredniego;
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych podanych w naszych oficjalnych kanałach komunikacji. Przed realizacją żądań możemy zweryfikować tożsamość osoby zgłaszającej wniosek.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

10.2. Środki te są dostosowane do rodzaju przetwarzanych danych, skali i charakteru działalności w sektorze energetycznym oraz poziomu ryzyka związanego z przetwarzaniem.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

11.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób na nie istotnie wpływających, bez udziału człowieka.

11.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując zasady takiego przetwarzania, znaczenie oraz przewidywane konsekwencje dla osób, których dane dotyczą, a także zapewnimy środki ochrony wynikające z RODO.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa mających wpływ na przetwarzanie danych osobowych w sektorze energetycznym;
• zmian w zakresie stosowanych przez nas technologii lub sposobów świadczenia usług;
• konieczności dostosowania do zaleceń lub decyzji organów nadzorczych.

12.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w miejscach przyjętych do przekazywania informacji (np. na naszej stronie internetowej) i obowiązuje od momentu jej opublikowania, chyba że wyraźnie wskazano inny termin jej wejścia w życie.

13. Kontakt

13.1. W sprawach związanych z niniejszą Polityką Prywatności oraz przetwarzaniem danych osobowych przez Energia Słońca i Wiatru zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych w naszych oficjalnych kanałach komunikacji.

13.2. Przy kontakcie prosimy o wskazanie tematu sprawy oraz, w miarę możliwości, sprecyzowanie żądania lub pytania, co umożliwi nam sprawną i rzetelną obsługę.